中小企業の労働に関する問題と就業規則の整備を得意とする愛知県天白区のHRM社会保険労務士田中事務所

個人番号通知カードの発送が、全国的にすでに遅れていることが発表されています。

名古屋市も配達開始日を発表しています。

天白区は11/17には開始となっていますが、いまだに届いていません。
多分天白郵便局に届いているのでしょうが、順次配達ということでしょう。
あわてる必要もありませんが、心配する方もいるでしょう。

そして企業としては、年末調整の書類とともに従業員から収集する予定のところも多いと思われますが、通知カードはあとになるかもしれません。
早く収集したいかもしれませんが、仕方ありません。
いずれにしても、収集の仕方
収集してからの管理が大変です、漏えいしないように万全の体制をしかねばなりません。

といいますのは、個人番号は一生変わりません。
今、漏えいしても何もすぐに起こらないかもしれませんが、その番号や資料を誰かがずっと持ち続けて、ある時に悪事に利用するとも限りません。
ですから、今は大丈夫だからではなく、「今」から万全を期す必要があります。

個人は、紛失しないようにしっかり管理します。

企業も流出しない体制を！
まだ、間に合います。
 
①どう収集したら良いかわからない
②どのように保管したら良いかわからない
③廃棄は？
 
「紙で保管」、カギをかけてるから良い？
「パソコン」で良い？（セキュリィーソフトを入れているから安心？）
 
上記ではしっかり管理していても、記録（誰が、いつ、どんな内容で処理したかなど）をしっかりつけていないと、トラブルが起きたときに対応できません。また事務処理エリア限定する場合においても、そこに入るときの入室記録など常に記録をつける必要があります（特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン）。


 
セキュリティーやこれらの手間を考えますと、安心・安全なクラウド管理システムを利用した方が経費的にも、人的労力的にも企業にとっては節約となり、また漏えいリスクを軽減できます。 管理システムもさまざまな業者があります、費用もさまざまです。

さぁいよいよですが、やることをやってゆくしかありません。